Por: Armando Aramayo Prieto
El Plan Estratégico además de ser un elemento de definición de la estrategia empresarial, debe ser una herramienta que permita un real control de la aplicación de esta al momento de su ejecución y despliegue. De no ser así termina convirtiéndose en un documento de valor secundario, que si bien permitió que el personal de alto nivel de la empresa tome conciencia de diversas situaciones que normalmente pasan desapercibidas en el día a día, no llega a ser el documento central de avance, de desarrollo del negocio.
Por lo tanto, es muy importante que este resultado sea una herramienta de gestión y no sólo de prospección del futuro, lo que se consigue si se le incorpora indicadores y metas, es decir, si se le vuelve un resultado cuantitativo, que nos permita medir los avances realizados y poder decir si los resultados esperados realmente se consiguieron o no.
Entonces, lo que haremos será definir Objetivos cuantificados, es decir, asociados a indicadores y metas para dichos indicadores y con ellos haremos un programa de acción, a través de proyectos o acciones estratégicas, que también deberán ser medidas, en cuanto a sus resultados, mediante el uso de indicadores y metas.
A cada Objetivo le asociaremos una o más acciones, a través de las cuales se logrará dicho Objetivo. Las acciones deben ser específicas y no solamente propósitos, como sí podría ser un Objetivo. Deben tener un inicio y un fin y llevarse a cabo utilizando recursos de la empresa. También tendrán asociados un conjunto de indicadores de logro para medir su realización en el tiempo.
Esto hace ver la importancia de que la estrategia deba ir revisándose a lo largo del tiempo porque los resultados del Plan sólo son el reflejo de una situación de las cosas en un momento dado, son una “instantánea” de las circunstancias en el momento en que fue elaborado, y eso cambiará, inevitablemente con el paso del tiempo, haciendo que algunos hechos que eran intrascendentes durante la elaboración del Plan se vuelvan críticos, debido a los inevitables y muchas veces sorpresivos, cambios en el entorno y en los aspectos internos de la empresa.
Por lo tanto, hay que ir aggiornando el Plan, lo que se puede lograr mediante unos adecuados formatos de reporte y reuniones periódicas en las que se establezcan los avances y retrasos, las razones de estos y además, se actualice los requerimientos de la empresa respecto del Plan.
La experiencia enseña que estas reuniones pueden ser una vez al mes y que no deben tomar más de 90 minutos, para lo cual hay que hacer un pacto inamovible de no introducir temas operativos mientras se está tratando temas estratégicos en dichas reuniones. Asimismo, de tener una agenda bien desarrollada y de que exista alguien que ordene la información de manera de presentarla oportuna y correctamente a los concurrentes.
